マーケティング課 課長 松嶋 裕加書類保存について次のようなお悩みを解消すべく、幼保業界の書類保存期間について解説しました。
- 「保存が必要な書類を処分してしまった」
- 「開園からこれまで書類を破棄したことがなく、保存スペースがいっぱいになってしまった」
- 「書類が多くあり、どの書類を廃棄すべきか分からない」
- 「電子帳簿保存法が改正されたって聞いたけど、園の対応は？」
決算書等の計算書類は、学校法人や社会福祉法人等で定められている法律が異なるものの、10年保存と定められています。
指導要録や入学、卒業等の学籍に関する記録については、20年間保存が求められています。
その他、行政によってもルールが定められているため、本記事で詳しく紹介しました。
また電子帳簿保存法についても解説しておりますので、書類の保存でお困りの方は、ご一読いただけますと幸いです。
当社（株式会社いちたす）では、幼保業界の経営者の時間を確保し、本業や経営に専念できるようご支援を行っております。幼稚園・保育園・こども園経営でお困りのことがございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。
この記事を監修した人
関西の税理士法人にて公益法人に対して決算・申告書作成、財務コンサルティングを担当。 2017年、同税理士法人の仙台支店に転勤。 2019年7月に税理士法人を退職後、株式会社いちたすに参画。
得意分野：幼稚園・保育園・認定こども園の経営・財務コンサルティング。 少子化がますます進む東北で、今後数十年、安定して運営していける園づくりの支援を行う。 新規園の設立や代表者の代替わりなどの際は、法人に入り込んで、伴走型の支援を行うこともある。
宮城県中小企業診断協会所属
書類の保存期間とは
児童票、児童保育要録・指導要録、補助金交付に係る書類、決算書…と、幼児教育・保育施設で作成する書類は多くあります。
施設を長く運営していればいるほど、保管している文書の量も膨大になります。
書類の保存期間は何で定められているのか、どんな書類を保存する必要があるのか解説します。
書類の保存期間は法律等で定められている
そもそも、園で作成した書類は園の判断で処分することはできないのでしょうか？
実は、文書類の保存期間は法令で規定されています。
とはいえ、全ての書類の保存期間が法令で定められているわけではなく、保存期間が法令で規定されている書類とそうでない書類があります。
保存期間が定められている書類のことを「法定保存文書」と呼びます。
法定保存文書が一つの法律で定められていれば、管理がとても楽なのですが、実はそうではありません。
会社法、労働基準法、社会福祉法…と複数の法律にまたがって、それぞれの書類の保存期間が定められています。
ここからは、書類の保存期間が関係する法律を確認します。
関係する法律一覧
複数の法律にまたがって各書類の保存期間が定められていると書きました。
書類の保存期間に関係する法律の代表的なものを以下にまとめました。
| 法律 | 書類名 |
|---|---|
| 会社法 | 会社の原始定款、株主名簿、会計帳簿 他 |
| 労働基準法 | 賃金台帳、労働者名簿、雇用契約書 他 |
| 社会福祉法 | 会計帳簿、計算書類 他 |
| 私立学校法 | 計算書類、役員等名簿 他 |
| 所得税法 | 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、源泉徴収簿 他 |
その他にも、労働安全衛生法や国税通則法等、さまざまな法律で保存期間が定められています。
また、指導要録や児童票等の保育園・認定こども園で使用する書類については、こども家庭庁の通知や、自治体が独自に定めているものもあります。
そのため、実際には施設が属する法人格（株式会社立の保育所、学校法人立の認定こども園等）や施設類型で定めれた法令によって書類保存を行う必要があります。
以下からは書類保存期間の法人格や施設類型によって異なる部分について解説します。
法人格によって異なる部分
複数の法律によって各書類の保存期間が定められていると前述しました。それぞれの法人格によって根拠となる法律も異なるため、法人格にあった法律を確認する必要があります。
ここでは、法令で定められている計算書類の保存期間について解説します。
社会福祉法人
社会福祉法人は、社会福祉法にて計算書類の保存が定められています。
社会福祉法人は、計算書類を作成した時から十年間、当該計算書類及びその附属明細書を保存しなければならない。
社会福祉法 45条27項4
また保存期間を経理規程で定めている法人も多いのではないでしょうか。
ここで、全国社会福祉法人経営者協議会で作成されたモデル経理規程の保存期間を確認します。
- 計算関係書類…10年
- 財産目録 …5年
- 主要簿、補助簿及びその他の帳簿…10年
- 証憑書類 …10年
また、処分する場合には事前に会計責任者の承認を得る必要がある。
（引用：平成29年版 社会福祉法人モデル経理規程）
社会福祉法人の会計書類について詳しくお知りになりたい方は、こちらのブログをご覧ください。
参考記事：【プロ解説】社会福祉法人決算書の見方が事例を元に7分で分かる！
経理規程のほか、社会福祉法人では文書保存規程を作成されている法人もあります。文書保存規程の作成は時間と労力がかかりますが、一度決めてしまえば担当者は規程を確認しながら対応していけば良いため書類の管理が楽になります。伊勢市では、文書保存規程のフォーマットを公開しています。
学校法人
令和5年改正前の私立学校法では、各計算書類や監査報告書等を作成の日から5年間、各事務所に備えて置くよう記載がありましたが、保存期間については特に明記されていませんでした。
ところが、令和5年改正（令和7年施行）の私立学校法では、計算書類等の保存について以下のように定められています。
学校法人は、計算書類を作成した時から10年間、当該計算書類及びその附属明細書を保存しなければならない。
（出典：文部科学省 私立学校法の改正について）
これまで計算書類について法令の定めはありませんでしたが、私立学校法の改正により、令和7年度の決算書類から10年間の保存が必要です。
学校法人の決算書についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
参考記事：【プロ解説】学校法人決算書の見方が事例を元に7分で分かる！｜幼稚園・こども園向け
株式会社
社会福祉法人、学校法人の計算書類の保存期間を確認してきましたが、株式会社はどうでしょうか？
まず、株式会社に課せられる法人税について定めた法律である法人税法を確認しましょう。
総勘定元帳や貸借対照表、損益計算書等の帳簿書類等は、法人税法で7年間の保存期間が定められています。（出典：国税庁 帳簿書類等の保存期間）
一方で会社の設立や運営についてルールを定めた会社法では、会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を10年間保存するよう記載があります。（引用：会社法 432条2項）
法人税法と会社法で計算書類の保存期間が異なりますが、会社法の10年間の方が長いため、10年間保存していれば会社法と法人税法の両方を遵守していることになります。
事業類型による違い
ここまでは、法人格による計算書類の保存期間を確認しました。幼稚園・保育園・こども園では計算書類の他にも園児の記録等、保育に関わる書類も多く存在します。ここでは、事業類型ごとに計算書類以外の書類保存期間について解説します。
幼稚園
幼稚園での書類保存について、学校教育法・幼稚園設置基準では定められていませんが、学校教育法施行規則に記載があります。
学校において備えなければならない表簿は、概ね次のとおりとする。
- 学校に関係のある法令
- 学則、日課表、教科用図書配当表、学校医執務記録簿、学校歯科医執務記録簿、学校薬剤師執務記録簿及び学校日誌
- 職員の名簿、履歴書、出勤簿並びに担任学級、担任の教科又は科目及び時間表
- 指導要録、その写し及び抄本並びに出席簿及び健康診断に関する表簿
- 入学者の選抜及び成績考査に関する表簿
- 資産原簿、出納簿及び経費の予算決算についての帳簿並びに図書機械器具、標本、模型等の教具の目録
- 往復文書処理簿
２ 前項の表簿（第二十四条第二項の抄本又は写しを除く。）は、別に定めるもののほか、五年間保存しなければならない。ただし、指導要録及びその写しのうち入学、卒業等の学籍に関する記録については、その保存期間は、二十年間とする。
３ 学校教育法施行令第三十一条の規定により指導要録及びその写しを保存しなければならない期間は、前項のこれらの書類の保存期間から当該学校においてこれらの書類を保存していた期間を控除した期間とする。
つまり学校教育法施行規則では、指導要録及びその写しのうち学籍に関する記録については20年間、その他の書類については5年間保存を求めています。
しかし長崎県では、幼児指導要録についての手引きの中で、学校教育法施行規則で5年間保存となっている指導及び保育の記録について、要録の趣旨を鑑み当該子どもが小学校を卒業するまでの間保存するよう求めています。（出典：長崎県こども政策局 幼稚園幼児指導要録 取り扱い及び記入の手引き）
このように、行政によって法令よりも長期間の保存を求めている場合もあるため、確認が必要です。
保育園
保育園での書類保存について、児童福祉法や児童福祉施設の設備及び運営に関する基準において特に定められているものはありません。
しかし、都道府県や市区町村が定めている条例において記録や帳簿の保存を規定している所があります。
少し古い資料ですが、厚生労働省がまとめた平成27年12月時点の集計から、次の自治体で文書の保存を定めていることがわかりました。
- 石川県…入所者の処遇に関する記録等の文書（5年間）
- 愛知県…入所者の処遇に係る記録（5年間）
- 愛知県名古屋市…帳簿の保存（市長が定める基準により保存）
- 広島県広島市…運営費の支弁に係る帳簿等（5年間）
また、千葉市では条例で決めている他に担当課で保存期間を定めています。参考に一部を以下に記載いたします。
| 書類名 | 保存期間 | 区分 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 児童票 （児童の発達等に関する個別の記録） | 10年 | 参考 | – |
| 保育所児童保育要録 | 6年 | 必須 | – |
| 処遇改善等加算Ⅰ、Ⅱにおける賃金改善に係る収入および支出を明らかにした帳簿及び証拠書類（賃金台帳等） | 5年 | 必須 | – |
| 教育・保育の提供にあたっての計画 | 完結の日から5年 | 必須 | 千葉市が定める条例で規定 |
| 教育・保育の提供の記録 | 同上 | 必須 | 同上 |
| 苦情内容等の記録 | 同上 | 必須 | 同上 |
| 市運営費補助金交付に係る書類 | 5年 | 参考 | 令和3年度作成文書までは10年保存 |
| 市施設整備費補助金交付に係る書類 | 閉園まで | 参考 | – |
このように各自治体で条例や役所の担当課が、書類保存期間を定めている場合もあるため所轄庁にご確認いただくことをおすすめいたします。
こども園
認定こども園が遵守すべき就学前の子どもに関する教育、保育等の総合的な提供の推進に関する法律施行規則（認定こども園法施行規則）では、幼稚園と同様に、指導要録及びその写しのうち入園、卒園等の学籍に関する記録については、保存期間を20年間と定めています。
また、こども家庭庁等が平成30年に通知した『幼保連携型認定こども園園児指導要録の改善及び認定こども園こども要録の作成等に関する留意事項等について』では、認定こども園においては作成した認定こども園こども要録等の原本等について、その子どもが小学校等を卒業するまでの間保存することが望ましいと通知しています。
新宿区では、保育園・こども園の文書管理基準表を公開しています。施設ごとに作成されていますので、ご参考いただければと思います。
保育園のパートでご紹介した千葉市のように、認定こども園も保育園と同様の基準を定めている自治体もありますので、施設が所在する市区町村に確認してみてください。
電子帳簿保存法
ここまでは、幼稚園・保育園・こども園に関係する書類保存期間について確認してきました。ここからは、幼保業界では馴染みが薄いと思われる、電子帳簿保存法について解説していきます。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書･請求書･決算書など（国税関係書類）」を、紙ではなく電子データで保存することに関する法律です。
以下の３つの制度に区分されています。
- 電子帳簿保存（希望者のみ）
パソコン等でいちから作成している帳簿や国税関係書類は電子データのまま保存ができる。 - スキャナ保存（希望者のみ）
取引先から受領した紙の領収書や請求書は、スキャナで読み取った電子データで保存できる。 - 電子取引データ保存（法人・個人事業者は対応が必要）
法人税等に関して帳簿・書類の保存義務が課されている者は、契約書・領収書・見積書・請求書などは、その電子データ（電子取引データ）の保存が必要。
上記の３つの区分の中でも、電子取引データ保存は「対応が必要」とされているため、もう少し詳しく解説します。
請求書・領収書・契約書・⾒積書などに関する電子データを送付・受領した場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要。
また、以下のように保存する必要がある。
- 改ざん防止のための措置をとる【真実性の確保】
タイムスタンプ付与や改ざん防止のための事務処理規定を定めて守る等 - 「日付・金額・取引先」で検索できるようにする【可視性の確保】
データのファイル名を「日付・金額・取引先」で入力し、特定のフォルダに集約しておく。
（例：20240306_110000_(株)いちたす） - モニター・操作説明書等を備え付ける【可視性の確保】
電子取引データの保存について、令和5年12月31日までに行う取引であれば、電子データを印刷した保存でも、税務調査等の際に提出できるようにしていれば問題ありませんでした。令和6年1月からは上記の保存要件に従った電子データの保存が必要です。とはいえ、準備が間に合わない場合は一定の条件を満たしていれば電子取引データの保存のみで大丈夫です。詳しくは国税庁の通知をご確認くださいませ。
法人税が掛からない法人は対応しなくてよい？
電子取引データの保存について詳しく説明してきましたが、実は全法人が対象というわけではありません。
対象者は以下の通りです。
申告所得税･法人税に関して帳簿･書類の保存義務が課されている方
そのため、法人税が掛からない法人は上記に該当しないため、電子取引データの保存も対応不要となります。
保育事業を運営されている法人では、法人税がかからないという事業者様も多くいらっしゃるかと思います。そういった事業者の方は、電子取引データの保存が必須というわけではありません。
行政監査を受けるうえでは、行政の対応が重要
電子帳簿保存法では、帳簿や国税関係書類は電子データのまま保存できる、と定められています。
幼保業界で作成する書類についても、紙で保存していると保管するスペースを確保する必要があるため電子保存をしたい、という事業者の方もいらっしゃるのではないでしょうか？
幼稚園・保育園・こども園で作成する書類を電子保存する場合は、行政の対応が重要となります。
行政監査では、計算書類や園児に関する書類等の確認が行われます。
そのため「そもそも電子保存が可能なのか？」や、「電子保存の場合は承認印をどのようにするのか？」を行政に確認しておく必要があります。
また、令和5年に改正された私立学校法（令和7年施行）では、寄附行為や計算書類等について電磁的記録で作成することができる、と定められました。また、その他の書類についても書面で作成されることが前提とされているものを除いては、そもそも電磁的記録で作成することができる、と文部科学省が公表しています。
（出典：文部科学省 私立学校法の改正について）
保育業界でもICTの活用が推進されており、ペーパーレス化を進めている法人の方も多いと思います。データ保存を行う場合は、検索しやすいようにファイル名を統一させる、等のルールを決めておくと職員間で帳票のデータ活用がより便利になりますね。
まとめ
本記事では、幼児教育・保育業界の書類保存期間について解説しました。
保存期間が定められている法定保存文書は、複数の法律にまたがって保存期間が定められていたり、施設類型によっても異なることが分かりました。また、行政監査で確認される書類は、施設が所在する市区町村の方針を確認する必要があります。
永久保存が望ましいもの
永久保存が望ましい書類として、以下のものがあります。
- 定款
- 施設整備費補助金交付に係る書類
- 登記関係書類
- 訴訟関係書類
このほかにも、理事会の議事録を永久保存としている法人もあります。行政に確認しつつ、法人として永久保存しておく書類を決めておくことをおすすめします。
10年以上保存していれば安心
学校教育法では、指導要録及びその写しのうち入園、卒園等の学籍に関する記録については、保存期間を20年間としていました。その他の、法令等で定められている書類の保存期間は最長でも10年でした。
そのためほとんどの書類は、10年以上保存していれば安心といえます。
処分をする前に、スキャンをするとより安心
それでも書類を処分する際は不安、という方もいらっしゃると思います。
そんな時は、書類を破棄する前にスキャンをしてデータで保存しておくとより安心です。
スキャナ保存しておけば、廃棄した書類を後から見返したくなった場合も、データで確認することができます。
書類を廃棄する前は、スキャナ保存を行うというルールを定めておきましょう。
財務・会計のご支援を行っていて、法人設立当初の計算書類に記載されている内容をどうしても確認をする必要がある、ということがありました。
その際、昭和50年代まで遡って、お客様と一緒に資料を掘り起こしたことがありますが、決算書がすべて手書きであったり、開園当初の理念が書かれた議事録が出てきたりで…。
書類には、園が運営されてきた軌跡がしっかりと残されているなと感じたことがあります。
書類を保存し続けていくと、事務室を圧迫していくことにはなりますが、個人的には、計算書類と理事会議事録は、永久保存がお勧めです。
幼稚園・保育園・こども園経営のご相談なら幼児教育・保育専門コンサルティング会社いちたすへ
保育園・こども園・幼稚園を経営するうえで、お困りのことがありましたら株式会社 いちたすへお気軽にお問合せください。
今後どのように運営していけばよいか、給付費（委託費）や補助金はしっかりと取れているのかといった経営・財務に関するご相談から、保育士・職員に外部研修を行ってほしい等の人材育成に関するご相談まで、幅広くご支援しています。
いちたすについて
株式会社 いちたすでは、保育園・こども園・幼稚園の経営者の皆様に対して、経営・運営・財務に関するコンサルティングを専業で行っています。
会計事務所として、日常の会計の確認、記帳代行を行ってもいますので、保育所のバックオフィス業務、書類関係全般のご支援もしています。幼稚園・保育所・こども園の税務・労務に精通した税理士法人・社会保険労務士事務所とも提携しています。
「会計事務所は法人設立からお世話になっているから変えたくない」というお声を頂きます。
そのような場合は、会計・税務ではなく、
- 委託費の加算の取りこぼしがないか、第三者に確認してもらいたい。
- 認定こども園への移行を考えているが、何から手を付ければよいかわからない。
- 処遇改善をどのように取り入れていけばよいか、他園がどのように行っているかを知りたい。
などのお悩みに対してご支援・コンサルティングを行う顧問（相談）契約もあります。こちらは、セカンドオピニオンのようにお使いいただくことも可能です。
料金プラン
株式会社 いちたすでは、定期的な顧問契約から、スポット（単発）での委託費の確認、申請書類の確認なども行っております。
たとえば相談契約、コンサルティング契約ですと
で引き受けております。
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- 当社事務所（仙台市一番町）にお越しいただく
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といった形で、具体的にどのようなご支援が出来るのかを打ち合わせいたします。
園によって状況は様々ですが、
など、ご要望に合わせてご提案いたします。
お気軽にお問い合わせください。
